L’email est l’un des outils indispensables au fonctionnement de votre entreprise, tant pour communiquer avec l’extérieur (clients et autres entreprises) que pour assurer la communication interne au sein de votre société. Le choix d’une solution email professionnelle est donc déterminant.
Webmail ou client mail ?
Les webmails permettent aux utilisateurs d’accéder à leurs emails à partir de leur navigateur. Si vous ne disposez pas d’une adresse mail propre à votre entreprise, vous utilisez probablement un compte webmail du type [email protected] ou [email protected] et il vous sera possible de relever votre courrier électronique en ligne.
Les clients email offrent l’avantage d’être plus complets et de vous permettre d’accéder à votre courrier directement sur votre bureau. Ils disposent souvent d’outils plus puissants pour trier et classer vos emails qu’un webmail. C’est l’option recommandée pour une entreprise, car le volume d’emails à traiter peut être très important et vous aurez probablement besoin de relever plusieurs comptes email différents à la fois (via le protocole POP3 ou SMTP), ce que ne permettent pas la plupart des webmails. Une exception notable est Gmail, le web mail de Google.
Par ailleurs, les clients email vous permettent d’avoir une adresse [email protected] ce qui fait souvent plus sérieux que [email protected] et garantit que vous travaillez bien dans cette société.
Critères pour choisir un client email
Les principaux logiciels de messagerie proposent les mêmes fonctionnalités de base pour écrire, envoyer et recevoir des emails. Les différences reposent essentiellement sur trois critères :
le prix : certains logiciels tels que Thunderbird sont gratuits, tandis qu’une licence Outlook peut coûter plusieurs centaines d’euros par licence,
les fonctionnalités avancées : outils de classement des emails, synchronisation de votre courrier, qualité du filtre antispam, planification des tâches, partage d’agenda, etc. Les clients mails les plus connus proposent la plupart de ces fonctionnalités.
Si vous utilisez une solution collaborative, il vous sera plus indiqué d’utiliser le logiciel associé : Microsoft Outlook pour Microsoft Exchange, le client mail intégré à Lotus Notes si vous utilisez celui-ci, etc. Choisissez donc en fonction de vos besoins (par exemple, s’il vous faut absolument une fonctionnalité spécifique que ne proposent pas tous les clients, comme la synchronisation avec les terminaux Windows Mobile), de votre budget, et surtout de votre ressenti en termes de confort d’utilisation, car votre client email deviendra vite l’un de vos principaux outils de travail.
Principaux clients email
Outlook : le logiciel de Microsoft reste une valeur sûre employée par une large proportion des entreprises. En plus des fonctionnalités mail, il intègre notamment un calendrier, un gestionnaire de tâches et un gestionnaire de contacts. Il fait partie de la suite Microsoft Office et est donc intégré à une suite de logiciels excellents tels que Word ou Excel avec lesquels Outlook peut interagir. C’est un choix logique si vous utilisez Microsoft Exchange. La possibilité de synchroniser Outlook avec n’importe quel terminal Windows Mobile (PDAs, smartphones) peut également vous être utile. Il s’agit d’une solution payante. À noter qu’une version allégée et gratuite nommée Outlook Express ne disposant pas des fonctionnalités avancées d’Outlook est disponible, ce qui peut être une option à considérer si vous avez l’habitude d’utiliser les logiciels Microsoft,
Lotus Notes : Lotus Notes est une solution collaborative qui intègre un client mail. Si vous avez déjà choisi Lotus Notes comme solution collaborative il est logique de l’utiliser aussi pour votre messagerie. L’avantage réside dans le fait que vos employés n’auront pas à se familiariser avec un autre logiciel. Il s’agit là aussi d’une solution payante,
Thunderbird : il s’agit d’un client email libre et gratuit développé par la Fondation Mozilla. Comme Firefox, Thunderbird propose un catalogue de plugins bien pratiques si vous avez besoin d’une fonction supplémentaire. Il s’agit d’un client sûr et flexible. En raison de sa gratuité, c’est l’option recommandée si vous n’avez pas besoin de fonctionnalités spécifiques que proposent seulement les autres clients email,
Gmail : Gmail peut être considéré comme un client email en ligne. Les fonctionnalités qu’il propose sont à la hauteur des autres clients et il vous permet notamment de relever vos emails de plusieurs boîtes mails externes et de les organiser avec un système de tags et de filtres. Parmi ses avantages, on peut citer sa facilité d’utilisation, sa gratuité et le fait qu’il est en ligne, ce qui permet à vos employés d’accéder à leur compte mail à partir de n’importe quel poste relié à Internet.
Nos astuces : S’il est utile pour votre entreprise que vos employés puissent accéder à leurs emails à partir de chez eux, Gmail est une solution de choix. Par ailleurs, ne négligez pas le confort d’utilisation dans votre choix d’une solution email : pour des raisons pratiques, il est préférable que tous vos employés utilisent le même client email. Celui que vous choisirez sera donc l’un des outils de travail les plus importants de votre entreprise et il importe que tous soient à l’aise avec son utilisation.
