Toutes les entreprises ont des informations confidentielles à protéger. Grâce à la dématérialisation, il est devenu facile de sauvegarder toutes ces données. Arkevia est un coffre-fort numérique destiné à conserver toutes sortes de documents importants. Il permet aux entreprises de sécuriser gratuitement des documents professionnels, tels que le bilan annuel, les documents personnels des salariés, les factures, etc. Avec Arkevia, les données sont classées et archivées dans de bonnes conditions.
Arkevia des données sécurisées
Arkevia est un outil fiable qui permet de stocker et sécuriser les documents importants contre tout acte malveillant. Ainsi, tous les documents professionnels ou personnels de l’entreprise sont protégés. Pour avoir accès aux données, il suffit à l’utilisateur d’avoir une bonne connexion internet.
Evitez de conserver les données sur papier
Grâce à la dématérialisation, il est plus facile et plus sécurisant de sauvegarder numériquement tous les documents importants. En effet, les documents physiques sont toujours susceptibles d’être égarés ou volés par des personnes malintentionnées qui peuvent s’introduire dans votre entreprise. Face à ces risques, la dématérialisation est la meilleure solution pour la protection des données.
Sécuriser les documents électroniques sensibles
Il ne suffit pas de scanner et de ranger les documents sur Arkevia. En effet, vous devez les sécuriser par un code qui permet d’avoir accès aux données de l’entreprise.
Les fonctionnalités d’Arkevia
Le coffre-fort électronique offre plusieurs fonctionnalités, telles que :
- Archiver des bulletins de paie ;
- Créer et classer de nouveaux dossiers ;
- Partager des documents avec un tiers ;
- Notifier les salariés en cas de réception d’un nouveau document ;
- Recevoir et signer les bulletins de paie, au format PDF ;
- Conserver les bulletins de salaire, pour une période jusqu’à 50 ans ;
Les avantages d’Arkevia pour l’entreprise
Cet outil offre plusieurs avantages pour l’entreprise. Parmi ceux-ci, on peut citer :
Une protection maximale des documents
Grâce au coffre-fort, vous serez à l’abri de tous les risques de vols ou d’autres actes de malveillance. De plus, même après le départ d’un salarié, Arkevia continue à sécuriser, garantir et archiver les documents de l’entreprise.
Une meilleure image
La méthode de dématérialisation donne à la fois une image innovante et écologique à votre entreprise. De plus, Arkevia réduit les coûts de distribution de la société.
Une optimisation des tâches et un gain de temps
Avec Arkevia, la gestion des Ressources Humaines (RH) est facilitée, car les documents n’ont plus besoin d’être imprimés. Ainsi, les salariés et les employeurs peuvent consulter ou télécharger directement des fichiers quand ils le souhaitent. En effet, Arkevia capitalise, améliore, accroît et facilite la tâche dans la gestion RH.
Un archivage à valeur probante
Même en version numérique, ces documents ont la même valeur juridique que sur le papier, avec une signature apposée électroniquement. Ainsi, ils sont tout à fait légaux comme les documents physiques.
Les tarifs d’Arkevia
En principe, l’accès à Arkevia est gratuit. Ainsi, les salariés et les employeurs d’une entreprise ont la possibilité de stocker gratuitement tous leurs documents. En revanche, les connexions internet et les équipements informatiques sont à la charge de l’entreprise. Les utilisateurs sont tenus de respecter les conditions générales d’utilisation imposées par CEGEDIM. C’est l’officine responsable qui accepte et autorise les échanges d’informations sur Arkevia. Ainsi, elle doit vérifier si l’outil est mis à jour régulièrement et doit s’assuree de la sécurité des documents.
Comment se connecter à Arkevia ?
Pour se connecter à Arkevia, il suffit de se rendre sur la page de connexion « myarkevia ». Ensuite, confirmez votre identifiant par un mot de passe, communiqué lors de l’inscription. Néanmoins, pour plus de sécurité, il est préférable de le changer immédiatement. L’écran de connexion va s’afficher et vous pourrez consulter ou partager n’importe quel document. Au cas où vous oubliez votre mot de passe ou que vous ne pouvez pas accéder à votre compte, l’officine est tenue d’en informer CEGEDIM rapidement.
Comment accéder à son coffre-fort numérique Arkevia ?
Le coffre-fort numérique est consultable sur presque tous les appareils, tels que : ordinateur, smartphone ou tablette. Que ce soit à la maison ou au bureau, vous pouvez consultez vos documents 24H/24H et 7J/7J. L’accès au coffre-fort est illimité, aussi bien pour les salariés que pour l’employeur. A noter que le site n’est accessible qu’avec les principaux navigateurs enregistrés à l’officine et au CEGEDIM.
Consultez vos documents RH en quelques étapes
Si vous voulez consulter des documents en ligne, voici les étapes à suivre :
- Allez directement sur le lien officiel de myarkevia ;
- Confirmez votre identifiant et votre de passe ;
- Consultez ensuite vos documents ;