Ces dernières années, les réglementations en matière de sécurité, de santé et de confidentialité de données sont devenues très strictes. Les entreprises doivent désormais tenir des registres détaillés de leurs visiteurs. L’utilisation d’un logiciel de gestion des visiteurs devient alors incontournable. Découvrez dans cet article tout ce qu’il faut savoir sur cette solution numérique.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des visiteurs ?
Le logiciel de gestion des visiteurs est un outil qui rationalise et améliore le processus d’enregistrement des visiteurs présents dans les locaux de l’entreprise. Son objectif est de gérer leur accueil tout en assurant leur sécurité. En général, le système utilise l’impression des badges, le contrôle des pièces d’identité, les notifications par mail ou encore le pré-enregistrement pour surveiller le flux des visiteurs. Les données collectées s’avèrent particulièrement utiles pour identifier toutes les personnes présentes sur le site. Sachez qu’un logiciel pour la gestion des visiteurs convient très bien aux bâtiments gouvernementaux, à la gestion des locaux d’entreprises ainsi qu’aux hôpitaux.
Le fonctionnement d’un logiciel de gestion des visiteurs
Ce type de logiciel fonctionne comme un système centralisé. Il peut être accessible via un portail web, une application mobile ou un kiosque. Pour s’enregistrer, les visiteurs fournissent leurs coordonnées (nom, contact, pièce d’identité, etc.). Ensuite, les informations sont vérifiées par le logiciel avant d’imprimer les badges ou les documents indispensables aux visites. Chaque visiteur sera alors intégré au système de contrôle d’accès pour mieux gérer les entrées et les sorties.
Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion des visiteurs ?
Avec un logiciel de gestion des visiteurs, votre entreprise pourra bénéficier des avantages suivants :
Une meilleure gestion des visiteurs
Le logiciel numérise les processus d’enregistrement des visiteurs. Ces derniers n’ont, en conséquence, plus besoin de remplir des formulaires papiers, ce qui évite les longues files d’attente à l’accueil. Votre personnel pourra donc gagner un temps précieux en limitant les tâches administratives.
Une excellente visibilité de l’activité des visiteurs
Grâce à un logiciel de gestion des visiteurs, vous pouvez surveiller toutes les personnes qui entrent et sortent de votre établissement. Le système enregistre, en effet, toutes les informations des visiteurs. Il peut vous montrer qui revient et qui sont les nouveaux venus. Certaines entreprises se servent même de cette technologie pour gérer :
- l’inscription des groupes ;
- la liste des invités ;
- le lieu de travail.
Un gage de professionnalisme
Rationaliser la gestion des visiteurs avec un logiciel dédié contribue à créer une impression professionnelle et moderne de votre entreprise. Les visiteurs vont apprécier la numérisation du processus, ce qui laisse un impact durable et positif.
Le respect des exigences en matière de sécurité et de conformité
La technologie des solutions de gestion de visiteurs aide également à garantir la santé de vos salariés. Les contacts humains seront plus limités, minimisant les risques de transmission de maladie. D’autre part, le logiciel vous permet de vous mettre en conformité. Il enregistre les données des visiteurs et les stocke en toute sécurité pour pouvoir assurer leur confidentialité.
Une réduction des coûts
Afin de gérer le flux de visiteurs, les entreprises ont besoin d’augmenter leur personnel pour s’assurer que tout le monde soit en sécurité. Cela risque alors d’accroître leurs dépenses, mais aussi de stresser leurs employées. C’est pourquoi il est préférable d’investir dans un logiciel dédié. Avec ce dernier, non seulement, vous allez pouvoir réduire vos coûts, mais vous pouvez aussi redéployer votre personnel vers d’autres tâches importantes.
Une gestion de plusieurs sites sur une même plateforme
Si votre entreprise a plusieurs sites, le logiciel de gestion des visiteurs vous donne la possibilité de les gérer sur une seule et unique plateforme. Le partage d’informations et l’organisation des évènements se feront en toute facilité.
