Les documents administratifs sont difficiles à gérer, que ce soit pour les particuliers ou pour les entreprises. Le stockage demande une bonne organisation des papiers. Lors des recrutements ou des procédures judiciaires, les organismes peuvent demander des fichiers datant de quelques années. Pour mieux organiser ces documents, Coffreo entre en jeu. Grâce à ses nombreuses fonctionnalités, ce service révolutionne l’organisation des fichiers de ressources humaines. Nous vous expliquons tout sur Coffreo.
Coffreo : c’est quoi ?
Le compte personnel Coffreo est un coffre-fort numérique possédant les dernières fonctionnalités en termes de technologie. Il s’agit de votre espace pour archiver vos documents importants et faire leur gestion électronique. La plateforme accompagne les entreprises, start-up et employés dans la gestion administrative depuis 2007. La digitalisation a accéléré ces échanges de format électronique.
C’est en 2013 que Coffreo propose le contrat de travail électronique et la signature électronique pour intérim et contrat courts. Cette dématérialisation des documents a bouleversé la logistique de chaque entreprise et du cabinet-de-recrutement. Ce type de coffre numérique s’adapte à chaque secteur d’activité et à chaque profil. L’archivage peut être utilisé pour la sécurisation de vos documents de mission d’intérim ou de vos activités temporaires.
Les fonctionnalités de coffreo
Ce coffre-fort électronique a de nombreuses fonctionnalités. Pour les entreprises ou agence de travail, il permet de :
- Envoyer les différents documents électroniques, notamment les contrats de travail, CDI ou CDD, travail temporaire.
- Expédier le bulletin de paie à leurs salariés intérimaires et employés.
- Garder une relation plus active avec leurs clients en envoyant les factures électroniques. C’est rapide et facile à faire.
- Collecter en toute sécurité des documents digitaux importants pour l’entreprise.
- Partager des documents avec un cadre, collaborateur ou actionnaire.
- Accéder à la totalité des documents RH.
Du point de vue des intérimaires et des employés, Coffreo offre les fonctionnalités suivantes :
- Recevoir les fiches de paie.
- Numériser et stocker les documents personnels dématérialisés, tels que les certificats et les attestations de fin de mission. Ce sont des documents qui ont de la valeur juridique.
- Signer des contrats de travail ou contrat de mission sur la plateforme.
- Garder les demandes de congés payés.
Comment créer un compte coffreo ?
Pour profiter des solutions de dématérialisation de coffreo, il faut créer votre compte personnel sur ce coffre-fort. Vous pouvez vous inscrire sur le site de coffreo. Après l’obtention de votre nouveau contrat à durée indéterminée ou durée déterminée, les entreprises utilisatrices vous envoient une invitation. Il est possible que ce soit l’agence d’emploi, l’agence d’intérim ou les cabinets de recrutement qui envoient l’invitation. N’hésitez pas à relancer la partie concernée si vous n’avez pas reçu la demande de rejoindre Coffreo.
L’agence vous donne un identifiant qui est indispensable pour la création de votre compte. Pour continuer votre inscription, vous entrez l’identifiant et vous allez remplir le formulaire d’inscription sur le site. Ce dernier vous demande vos données personnelles, telles que votre nom, prénom, votre adresse, votre numéro de téléphone, …
Une fois cette partie terminée, vous entrez votre adresse mail. Il vous demande de choisir votre code. Pour plus de sécurité, vous devez répondre à une question secrète.
Pour finaliser votre inscription Coffreo, vous devez lire et accepter les conditions générales du site. Vous allez, ensuite, confirmer votre inscription finale. Vous recevez un email de confirmation et vous avez accès à vos documents numériques et documents administratifs sur Coffreo.
Se connecter à son espace personnel coffreo
Vous pouvez ouvrir votre coffre coffreo à tout moment. Pour ce faire, vous allez sur le site de Coffreo. Sur la barre de l’interface, en haut à droite, vous avez l’option « connexion ». Sur cette fonctionnalité, vous avez le choix entre le salarié et employeur. Pour un travailleur ou salarié intérimaire, il faut choisir le premier. Si vous êtes une entreprise utilisatrice, des agences d’intérim ou agences d’emploi, vous choisissez le deuxième.
Suite à cette procédure, vous êtes reconduit sur une autre interface du coffre-fort Coffreo. Vous remplissez les informations demandées sur le site. Vous certifiez vos données et vous accédez à la gestion des ressources de documents numérisés.
Si vous avez des questions ou que vous avez besoin de plus d’informations, utilisez la fonctionnalité, contacter les services d’écoute.
Dans l’éventualité où vous avez oublié votre code Coffreo, cliquez sur « mot de passe oublié ». Vous suivez les étapes de réinitialisation. Il s’agit d’entrer votre adresse email, cliquer sur le lien que Coffreo vous a envoyé. Quand la procédure est terminée, vous avez un nouveau code d’accès pour votre coffre-fort numérique.
Coffreo en chiffre
Le coffre-fort Coffreo compte aujourd’hui plus de 900 000 contrats signés et stockés chaque mois. Ces documents dématérialisés peuvent être un contrat d’intérim, un contrat de travail temporaire, cdd-cdi ou des bulletins de paie. Ce coffre s’adapte à tous les secteurs d’activité et enregistre plus de 2 000 000 de talents inscrits. Il s’agit de chef d’équipe, coffreur, assistante, magasinier, maçon, soudeur, menuisier, des professionnels en hôtellerie, en Btp, etc. Ces prestataires ont une qualification professionnelle assurée.
Concernant les entreprises, Coffreo dispose d’un réseau d’agences d’environ 3 500 organismes. Coffreo assure l’archivage électronique de ces agences de travail temporaire. Il enregistre 50% de croissance annuelle. Pour assurer un accompagnement constant, ses services sont disponibles 24 h sur 24, 7j sur 7.
La différence avec les autres coffres forts numériques
Le coffre-fort virtuel Coffreo se différencie des autres coffres sur le marché sur de nombreux points. Le premier privilège est au niveau de la gestion de la relation entre les travailleurs temporaires et les clients. Il simplifie vos transactions et assure un service de qualité.
Sécurité et traçabilité totale
Les informations sont sécurisées et les tâches sont automatisées pour accélérer le travail. En plus de sauvegarder les documents, Coffreo offre une traçabilité totale.
Il vous fait bénéficier d’un stockage de 3 Go. Ce dernier permet d’archiver votre bulletin de paie électronique et tous les documents liés à vos missions d’intérim et votre parcours professionnel. C’est un grand avantage, car dans le cadre juridique, certains documents doivent être gardés sur une vingtaine d’année.
Concernant les risques sur la sécurité privée de l’identité numérique via Internet, Coffreo a aligné ses services selon les normes AFNOR. En effet, il est certifié ISO/CEI 27001. Cette certification garantit que les informations sur Coffreo sont sécurisées. Cela signifie que, contrairement aux autres coffres forts numériques, Coffreo se préoccupe de la sécurisation. Il a mis en place un système d’information avec un suivi régulier. C’est un point essentiel vis-à-vis des informations à caractère personnel qu’il possède.
Meilleure accessibilité
Coffreo est aussi très pratique. Il a une meilleure accessibilité grâce à son application mobile. Il a conscience de l’importance que cela représente pour les utilisateurs d’avoir accès aux informations, où qu’ils soient. L’application coffreo est disponible sur App Store et Google Play. Ce service n’est pas payant et l’application est totalement gratuite. Pour accéder à votre espace personnel, il suffit de suivre les mêmes étapes que sur le site.
Une équipe à l’écoute
Le plus dans le service de Coffreo, c’est l’équipe toujours à l’écoute. L’utilisateur est accompagné par un consultant durant tout le processus de collaboration avec Coffreo. Avoir un interlocuteur physique permet de mieux rassurer les clients.
