Calendly, un logiciel qui améliore l’organisation de votre entreprise

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Calendly est un outil très efficace dans le milieu des entreprises. Il permet d’organiser des réunions et des rendez-vous avec ses collaborateurs. La plateforme va intégrer la création ainsi que la gestion des meetings, avec des workflows autour d’événements et un planning de disponibilités. Comment fonctionne-t-il ?

Calendly : qu’est-ce que c’est ? 

Calendly est un outil en ligne vous donnant la possibilité de centraliser vos rendez-vous, de synchroniser vos agendas et de coordonner l’emploi du temps de chacun de vos associés pour organiser une réunion. 

Il peut intégrer jusqu’à 6 calendriers externes dont Outlook, Google Agenda, Office 365, iCal… Vous aurez la faculté de mettre en avant un calendrier de disponibilités afin de notifier les collaborateurs de vos temps libres.

L’outil offre même plusieurs paramètres comme :

  • L’envoi de notification par SMS ou email ;
  • La limite quotidienne de réunions par jour ;
  • L’affichage des réunions dépendamment du fuseau horaire du collaborateur. 

Comment fonctionne Calendly ?

Vous allez sélectionner les plages horaires sur lesquelles vous désirez que l’on vous contacte. Vous pouvez préserver les mêmes créneaux pour chaque jour de la semaine ou personnaliser l’agenda dépendamment de votre timing. 

Une fois les crénaux choisis, Calendly vous remet un lien URL personnalisable, que vous pouvez partager à vos contacts, en signature de mail ou via votre site internet. 

Instantanément, Calendly va enregistrer les rendez-vous pris en rendant indisponibles les plages horaires présélectionnées. Vous serez alerté par email à chaque fois qu’un RDV aura été demandé. Vous pouvez accepter, annuler, refuser ou reporter. 

Pourquoi utiliser Calendly ?

Calendly est un outil simple d’utilisation. Il dispose d’une version gratuite recensant les fonctionnalités de base afin de faciliter la prise de rendez-vous. 

Une planification aisée

Les services de multiples entreprises à travers le monde utilisent Calendly. C’est un outil de référence dans la planification des réunions et dans la distribution des tâches au cœur d’une entreprise. 

C’est aussi un outil indispensable pour les auto-entrepreneurs, planifiant des rendez-vous avec leurs clients.

Une possibilité de personnalisation

Calendly vous donne la faculté de mettre en place des horaires pour tous vos événements. Vous aurez aussi la possibilité d’ajouter des dates d’interdiction ou encore d’allouer du temps disponible à une mission spécifique.

De plus son interface conviviale permet l’intégration d’outils standard à l’instar d’Outlook pour optimiser l’organisation de vos réunions

Amélioration de la communication des équipes

Calendly est l’outil parfait pour planifier des webinaires, des formations en direct ou des démonstrations à ses clients.

Pour les petites et moyennes équipes afin de favoriser la communication de tous. En effet, il va ajuster et notifier l’heure en fonction des fuseaux de chacun. 

Intégration avec des plateformes clés

Calendly offre la possibilité de s’adapter avec plusieurs plateformes importantes pour les réunions de travail donc Zoom par exemple. 

Réduire les échanges d’email

Calendly vous permet de diminuer les échanges de mail pouvant être interminables. Vos clients et prospects peuvent prendre rendez-vous directement par email. Vous allez gagner du temps et de l’énergie.

Combien coûte Calendly ?

En ce qui concerne les prix, vous pouvez choisir l’option gratuite, qui présente déjà plusieurs fonctionnalités comme :

  • La planification d’un nombre illimités d’évènements ;
  • L’intégration de Calendly à votre site internet ;
  • La personnalisation de votre lien Calendly ;
  • L’intégration des calendriers Office 365, ICloud, ou encore Google Calendar.

Sinon, vous pouvez sélectionner la formule premium à 8 USD/mois et par usager. Elle vous permettra de coordonner l’agenda avec GoToMeeting ou Zoom. Aussi, vous pouvez prévoir plusieurs événements : déjeuner d’affaire, réunion courte, réunion privée.

La formule pro à 12 USD/mois elle, propose même la synchronisation avec certaines techniques de paiement comme Stripe ou PayPal. Vous pouvez même synchroniser Google Analytics et Salesforce. 

Accéder à mon compte Calendly 

La connexion à votre compte Calendly peut se faire à partir du Web, d’un appareil mobile ou d’un service cloud.

L’outil est compatible avec Office 365, Outlook, les applications Google et même SalesForce. De plus, vous pouvez compter sur des solutions d’intégration comme Stripe, ou GoToMeeting. 

Annuler un rendez-vous sur Calendly              

Pour annuler un rendez-vous via l’outil Calendly, il faut se rendre sur son tableau de bord. De là, il faut choisir l’option « détails » puis, confirmer la suppression de l’événement en cliquant sur « annuler ».

Il est possible de faire l’ajout d’un email de notification expliquant les motifs de l’annulation aux divers participants. 

Comment utiliser Calendly en Français ?

Outre l’anglais, l’espagnol et l’allemand, Calendly peut aussi être utilisée en français. Pour profiter de cette dernière version, il faut se connecter au site officiel du développeur et choisir l’option « commencer », en haut et à droite de l’écran.

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