Vous avez décidé de créer votre agence d’événementiel ou de vous lancer dans l’organisation d’événements en tant que freelance ? Dans ce secteur créatif et organisé, il est important de s’équiper comme il faut pour débuter dans les meilleures conditions. Que vous souhaitiez organiser des événements privés ou des séminaires et congrès pour les entreprises, la liste du matériel nécessaire peut sembler longue… mais pas insurmontable !
Choisir et aménager les lieux d’événements : critères et équipements indispensables
La sélection du lieu est le premier point essentiel pour tout organisateur d’événements.
Le lieu d’événement est le véritable écrin de ces moments clés, qu’il s’agisse de rassemblements privés ou professionnels : mariage, séminaire, conférence, lancement de produit, soirée privée, micro-événements sur-mesure… même pour des secteurs lucratifs : mode, luxe, tech, pharma… Il s’agit alors de choisir un lieu adapté au type d’événement, à la capacité d’accueil ainsi qu’à l’accessibilité pour les participants, en tenant compte de la logistique et la praticité de son emplacement.
Cette localisation doit également tenir compte des transports accessibles aux alentours ainsi que de la présence de parkings (en tenant compte aussi de l’accessibilité et capacité d’accueil) mais aussi de l’accessibilité pour les personnes à mobilité réduite.
Par ailleurs, disposer d’un accès Wi-Fi performant est devenu un critère indispensable dans la sélection de nombreux lieux d’événements ; comme également la possibilité de disposer de petits espaces permettant d’accueillir des petits groupes ou même organiser des ateliers.
Enfin, l’ambiance et l’esthétique du lieu doivent pouvoir être modulables en fonction du thème ou du message à faire passer.
Côté aménagements, il est important de réfléchir à la circulation des invités mais aussi à l’emplacement des différentes zones : accueil, restauration, animation / exposition… Il peut être judicieux de prévoir des petits espaces disposés ci et là permettant par exemple d’accueillir des sous-groupes ou tout simplement proposer des coins plus intimistes. Bien sûr, les installations électriques et l’éclairage sont deux points importants à vérifier afin que tout soit sécurisé. Le lieu doit également disposer de sanitaires en nombre suffisant ainsi que d’espaces de stockage et idéalement une pièce dédiée pour l’organisation et la logistique.
Dans le chapitre des équipements techniques indispensables, vérifiez la qualité du système de sonorisation, l’accès à internet haut débit et les dispositifs de sécurité (extincteurs, issues de secours signalées…). Selon la saison et le type d’événement, le chauffage ou la climatisation seront aussi des équipements primordiaux à anticiper.
Mobilier et matériel : les incontournables d’une bonne logistique
Pour une bonne organisation de votre événement, il est primordial de choisir soigneusement et de préparer minutieusement l’intégralité du mobilier et du matériel nécessaires.
Celui-ci doit répondre à des besoins fonctionnels évidents mais doit également être en adéquation avec le type d’événement, la taille du lieu ainsi que le confort des participants.
Voici la liste non exhaustive du matériel indispensable à prévoir :
- Mobilier : tables modulables, chaises, fauteuils lounge, canapés pour un espace détente…
- Éléments d’aménagement : cloisons amovibles acoustiques, tapis antidérapants, revêtements de sol temporaires…
- Matériel de transport et de manutention : chariots à roulettes, diables, sangles de fixation…
- Installations techniques : systèmes de sonorisation professionnels, consoles de mixage, éclairage LED programmable, générateurs électriques portables…
- Supports visuels : écrans interactifs ou numériques dédiées à l’accueil ou check-in tactile…
- Protection et confort extérieur : tentes modulaires ignifugées (et sur mesure), chauffages infrarouges ou à gaz, ventilateurs mobiles, moquettes outdoor…
- Signalétique complète : fléchage directionnel lumineux ou non, supports suspendus (roll-ups), kakémonos personnalisés ou drapeaux publicitaires forme goutte (bannière), stands d’information…
- Équipements de restauration : comptoirs réfrigérés avec affichage numérique intégré pour menus traiteurs et autres points de restauration / repas assis / buffets éphémères…; fontaines à eau filtrée; machines à café professionnelles; vaisselle jetable écologique et chic (assiette en palmier par exemple) ; bar-taxi bouteilles pour boissons festives premium ….
- Kits d’urgence et sécurité : trousse de secours complète en nombre suffisant selon le nombre de participants; extincteurs; lampes frontales en cas d’évacuation; batteries externes de secours pour recharges urgentes appareils techniques…
- Gestion des déchets : poubelles tri sélectif clairement identifiées; sacs biodégradables pour poubelles classiques; points de collecte spécifiques pour recyclage déchets cartons / plastiques ….
Pensez bien sûr à anticiper ces besoins et ainsi établir un inventaire précis de votre matériel. Vérifiez bien entendu l’état ainsi que la conformité des équipements loués ou empruntés avant le jour J. Une bonne organisation logistique garantit non seulement le confort des participants mais également la réussite globale de votre événement.
Polyvalence et modularité : optimiser l’espace et la logistique
Dans l’événementiel, le talent de transformer un espace à la vitesse de l’éclair est un véritable atout.
Cloisons amovibles, séparateurs d’espace, rideaux occultants… autant de solutions qui permettent de redimensionner les salles en fonction des besoins du programme et créer des lieux intimes ou confidentiels pour quelques moments clés.
Mais la polyvalence des lieux passe aussi par celle des équipements : meubles et supports mobiles capables de s’adapter à tous les types d’événements : conventions, soirées privées, expositions…
La modularité doit donc aussi concerner les équipements : mobilier empilable ou gain de place, tables pliantes, podiums à hauteur variable, supports mobiles pour écran ou éclairage, mais aussi buffets mobiles qui assurent une grande flexibilité pour la restauration et une mise en place rapide. Une modularité qui évite encombrement et stockage pour une gestion logistique simplifiée, surtout dans le cadre d’événements importants. Optimiser capacité et circulation est un véritable levier de réussite tout en utilisant du matériel durable dans le temps pour limiter les coûts d’exploitation.
Pour gagner en temps et efficacité, il faut donc privilégier les solutions légères et rapides à monter qui diminuent le temps de mise en œuvre tout en réduisant le recours à une main d’œuvre spécialisée. Une approche qui permet aussi de faire face rapidement aux imprévus comme un changement météo ou une demande de dernière minute d’un client. La bonne gestion logistique reposera donc sur l’adaptabilité, l’anticipation et la capacité à optimiser chaque mètre carré.
Organisation professionnelle : outils, compétences et conformité
Si la réussite d’un événement tient à de nombreux facteurs, l’organisation en amont figure en bonne place sur le podium !
Côté numérique, les logiciels de gestion d’événements et les plateformes collaboratives/cloud permettent de planifier et gérer les inscriptions, la répartition des tâches, le suivi du budget… mais aussi de centraliser l’ensemble des informations et de garantir une communication fluide au sein de l’équipe, gage d’une gestion de projet rigoureuse.
Évidemment, les outils ne suffisent pas : les compétences humaines prennent une importance toute particulière dans un métier où le sens du relationnel figure en tête de liste des atouts (83% des professionnels le considèrent comme un facteur déterminant); suivi par la gestion du stress, la créativité, la capacité d’anticipation et la réactivité, mais aussi l’écoute, la négociation ou encore la communication digitale, et plus particulièrement tout ce qui touche à l’identité visuelle de l’événement.
Autre point clé : l’expérience terrain associée à la formation continue (BTS/DUT/ licence/master/VAE/développement personnel…) est très importante.
Sécurité oblige, il faut prévoir matériel adapté, présence d’une équipe de secours voire défibrillateur en fonction des activités proposées… D’autre part, la réglementation s’impose à tous : déclaration de manifestation – à la mairie dans un premier temps –, assurance responsabilité civile organisateur (RC), respect des normes ERP (Établissements Recevant du Public) /accessibilité/ installations électriques et techniques/signalétique… Plans d’évacuation et personnel formé aux premiers secours font partie des exigences majeures.
Sur le plan administratif, il faudra anticiper le choix du statut (auto-entrepreneur pour la simplicité, SARL ou SAS pour des projets de plus grande envergure), le code APE 8230Z, la gestion de la fiscalité, de la protection sociale et des assurances (RC, multirisque, protection juridique), sans oublier les licences éventuellement requises dans l’univers de la restauration ou de la musique lorsque vous organisez un événement d’ample envergure. Côté tarification, vous pourrez opter pour des forfaits, un pourcentage du budget global ou des systèmes mixtes selon le type de prestation et les attentes du client.
Tendances et innovations dans l’événementiel
L’événementiel est un secteur en constante mutation, nourri par l’innovation et les nouvelles attentes du public.
L’incontournable digitalisation de tous les événements se matérialise aujourd’hui par la généralisation des applications mobiles dédiées à l’événement, la billetterie dématérialisée, le streaming live, la réalité augmentée pour enrichir l’expérience des participants… L’hybridation des événements, alliant présentiel et distanciel, s’est ainsi massivement généralisée, permettant d’élargir l’audience et d’optimiser l’impact des événements. Les nouvelles technologies, via les hologrammes notamment, révolutionnent la scénographie et ouvrent la voie à des expériences immersives hors du commun.
La dimension écoresponsable est aussi devenue un critère tout aussi incontournable. Les organisateurs d’événements choisissent ainsi de privilégier les matériaux recyclables et les solutions contre le gaspillage, d’opter pour une impression papier limitée ou encore de travailler avec des prestataires locaux et engagés dans une démarche écoresponsable. Les événements « zéro déchet » ou labellisés éco-responsables séduisent ainsi de plus en plus entreprises comme collectivités. De même que les démarches éthiques ou la personnalisation des services sont devenues de véritables arguments commerciaux pour attirer une clientèle de plus en plus exigeante.
Enfin, la scénographie immersive et interactive est devenue incontournable : mapping vidéo, mobilier connecté pour plonger totalement le participant dans l’univers de marque, parcours expérientiel ou encore animations interactives… Le photobooth, qu’il soit classique ou connecté, s’est également imposé comme un incontournable des événements modernes. Personnalisable aux couleurs de la marque ou du thème de la soirée, une borne photo offre une animation ludique qui favorise l’interaction entre les participants tout en générant du contenu partageable instantanément sur les réseaux sociaux. Tous ces dispositifs marquent les esprits et participent à rendre le public acteur afin de créer du souvenir.
Dans le même temps, le team building, devenu indispensable, permet de resserrer les liens entre collaborateurs lors d’un événement d’entreprise. La pluralité des métiers (technicien audiovisuel, designer scénographe, animateur ou créateur d’événements…) participe à la richesse du secteur qui regroupe près de 90 000 salariés. Un domaine où les salaires varient entre 1 800 et 4 500 € brut par mois selon l’expérience.
Pour rester dans la course, il est crucial de suivre les dernières tendances, de prôner la qualité et la diversité des matériels, d’optimiser tous les aspects logistiques et administratifs et de s’adapter en permanence à la demande. Un business plan réfléchi, une offre sur-mesure et une palette de services large ne peuvent que favoriser le succès et la pérennité de votre activité événementielle.
